Nous proposons des services d’externalisation back-office et de BPO pensés pour les marques e-commerce et grand public. Fondée sur notre longue expérience de centre de contact, notre approche garde vos processus essentiels fiables, rapides et toujours tournés vers vos clients.
Nous prenons en charge les tâches opérationnelles répétitives qui ralentissent votre équipe : saisie de données à grand volume, gestion des commandes, administration des paiements, études de marché ou récupération du chiffre d’affaires perdu. Tout est traité en toute sécurité dans vos propres outils, par une équipe dédiée qui travaille comme si elle faisait partie de votre entreprise.
Un appui aux processus fondé sur notre expérience de centre de contact, pas un BPO générique pour grands groupes
Fondateur : Jonas Fandrey
La plupart des équipes finissent par atteindre un point où le travail en coulisses (saisie de données, volumes de commandes, administration des paiements, recherches) augmente plus vite que les effectifs disponibles pour bien le gérer. Ce travail ne s’arrête jamais : il grignote un temps précieux et fait naître des erreurs.
Externaliser son back-office, c’est simplement confier ces tâches répétitives à une équipe formée qui les gère pour vous. Notre offre d’externalisation des processus métier (BPO) est née de notre activité de centre de contact : nous nous concentrons sur les processus liés à vos clients, sans prétendre couvrir toutes les fonctions back-office imaginables. Vous disposez d’une équipe dédiée qui travaille directement dans vos outils, selon les règles de votre marque, avec une supervision rigoureuse qui vous laisse toujours la main.
Les arguments opérationnels pour confier vos processus à une équipe spécialisée
Sortez le travail répétitif de votre équipe pour qu'elle se concentre sur ce qu'elle seule peut faire : la croissance, le développement produit et la relation avec vos clients.
Remplacez le coût élevé de postes back-office permanents par une organisation flexible, qui s'ajuste à votre activité, pour ne pas payer de salaires fixes pendant les périodes calmes.
Une équipe formée, qui suit des procédures établies et des règles de contrôle qualité strictes, commet beaucoup moins d'erreurs qu'un travail calé entre d'autres priorités internes. Vos données et la confiance de vos clients sont ainsi protégées.
Une capacité dédiée résorbe les retards et fait avancer le travail courant, pour que commandes, données et tâches administratives ne s'accumulent pas quand votre équipe est débordée.
Renforcez rapidement l'équipe pour les pics de ventes, les lancements de produits ou les hausses saisonnières, puis réduisez-la quand l'activité se calme, sans relancer à chaque fois un cycle de recrutement et de formation.
Comme nous réalisons ce travail chaque jour, nous repérons les blocages et proposons des améliorations concrètes : le processus progresse avec le temps, au lieu d'être simplement exécuté.
Ce à quoi ressemble trop souvent l'externalisation du back-office en pratique :
Le travail essentiel semble partir chez un fournisseur anonyme, sans véritable lien avec votre marque.
Une tarification groupée, difficile à anticiper et plus difficile encore à comparer avec ce que vous obtenez réellement.
Les tâches sont traitées exactement comme elles ont été confiées, sans que personne ne signale comment mieux faire.
Des engagements longs et figés, qui ne suivent pas les hausses et les baisses de votre activité.
Des intervenants sans réelle connaissance de votre marque, de votre ton ou de votre parcours client.
Un logiciel ou un processus distinct, à piloter en parallèle de vos propres outils.
Comment Newstel gère ce même travail autrement :
Des spécialistes immergés dans votre marque, qui travaillent comme le prolongement de vos équipes, et non comme un fournisseur lointain.
Un tarif horaire tout compris, pour savoir exactement ce que vous payez.
Nous réalisons ce travail chaque jour et signalons activement où le processus peut gagner en rapidité ou en précision.
Des effectifs qui suivent votre demande, sans engagement rigide de longue durée.
Une équipe stable, qui connaît votre marque et applique les standards de qualité d'un centre de contact.
Nous intervenons directement dans vos outils et vos marketplaces, sans rien de plus à gérer pour vous.
Voici ce qui conduit les marques à choisir Newstel pour leur back-office en particulier, au-delà des avantages généraux de l’externalisation : la façon dont le travail est réalisé, contrôlé et facturé.
Notre back-office est né de nombreuses années de relation client. L'équipe traite vos données, vos commandes et vos tâches administratives en pensant au résultat pour le client final, pas seulement à la tâche isolée.
Le travail est vérifié sous une supervision britannique et européenne stricte. Précision et taux d'erreur sont suivis activement, jamais présumés, pour que la qualité reste visible et que vous puissiez agir.
Nos spécialistes sont formés en profondeur à votre marque, à votre ton et à vos processus avant de traiter vos dossiers réels. Le résultat se lit exactement comme s'il venait de votre propre équipe.
Un taux horaire tout compris, facturé uniquement pour le temps productif, sans tarif global opaque ni options éparpillées : le coût est facile à prévoir et à justifier en interne.
Les effectifs augmentent sans difficulté pour les pics, les lancements et les hausses saisonnières, puis diminuent quand l'activité se calme. Vous ne payez que l'appui nécessaire, pas un effectif fixe.
Nous traitons vos tâches et assistons vos clients sur vos marchés internationaux, dans leur langue maternelle : vous ouvrez de nouvelles régions sans reconstruire votre back-office à chaque fois.
Le socle dont tout le reste dépend. Nous gardons vos données propres, à jour et au bon endroit dans les systèmes que vous utilisez déjà, pour que vos rapports et vos opérations reposent sur des informations fiables.
Vendre sur votre propre boutique et sur plusieurs marketplaces génère un flux continu de travail opérationnel. Nous gérons les commandes et les stocks pour que tout fonctionne sans accroc, y compris le quotidien de la vente sur Amazon.
Des tâches administratives liées à la finance qui doivent être justes et faites à temps. Comme elles touchent des données sensibles, elles sont réalisées avec des accès contrôlés et un contrôle qualité strict.
Une décision est toujours meilleure quand le travail de fond a été fait. Nous menons les recherches qui éclairent vos choix commerciaux et clients, puis vous les remettons sous une forme structurée, directement exploitable.
Une partie du travail de back-office permet de récupérer un chiffre d’affaires que vous perdriez autrement. Nous menons les actions sortantes de relance et d’engagement qui transforment les ventes presque perdues en ventes conclues.
Nous ne plaçons pas une équipe générique sur vos dossiers. Nous constituons une équipe dédiée autour de vos processus, la connectons à vos systèmes et la pilotons avec un contrôle qualité structuré : la qualité est prévue dès le départ, pas espérée.
Nous recrutons et affectons une équipe spécifique à votre compte, puis la formons à votre marque et à vos processus avant tout travail réel. Les mêmes personnes restent avec vous : les connaissances s’accumulent au lieu de repartir de zéro à chaque changement.
Nous décrivons chaque processus dans une procédure opérationnelle standard (SOP) claire et cherchons activement à l’améliorer en cours de route. Vous obtenez un fonctionnement reproductible et en progrès constant, pas un simple renfort temporaire.
Nous travaillons directement dans vos outils et vos marketplaces, et non à côté : aucun logiciel supplémentaire à gérer, aucune frontière visible entre votre équipe et la nôtre.
La qualité se mesure, au lieu de se supposer. Nous suivons la précision et les taux d’erreur, évaluons le travail selon un standard exigeant et en rendons compte, sous supervision britannique et européenne. Vous voyez comment le travail avance et pouvez vous fier à ce qui vous est remis.
Les données de vos clients entre de bonnes mains
Le back-office implique de manipuler des données personnelles, de paiement et de commande, notamment pour les rétrofacturations et l’administration des paiements. Nous en faisons une responsabilité centrale, avec des accès contrôlés, des personnes vérifiées et une supervision intégrée au fonctionnement quotidien.
Résultat : un back-office que vous pouvez confier en toute confiance. Les accès sont maîtrisés, chacun rend des comptes et les données sensibles restent dans des processus que vous pouvez voir.
Un taux horaire unique, sans complexité cachée.
L’externalisation du back-office est souvent facturée de façon difficile à lire : tarifs globaux, options groupées et minimums qui empêchent de savoir ce que l’on paie réellement.
Chez nous, c’est simple. Un taux horaire tout compris, facturé au temps productif : le coût est facile à prévoir et à défendre auprès de la personne qui le valide.
Un seul taux horaire qui inclut l'équipe, l'encadrement et le contrôle qualité. Pas de lignes supplémentaires qui apparaissent plus tard, pas de tarif global impossible à détailler.
Vous payez le travail réalisé sur vos processus, pas une capacité inutilisée. Quand les volumes bougent, le coût suit.
Ce qui relève du service de base, comme la supervision et les rapports, est compris dans le taux, et non ajouté après coup.
Renforcez l'équipe pendant les pics et réduisez-la quand l'activité se calme, sans contrat long qui vous oblige à payer pendant les périodes creuses.
Vous voyez les heures et la production qui y correspond : chaque euro dépensé se rattache à un travail concret.
Pas de tarif mystère. Pas de minimum surprise. Pas d’engagement long à porter pendant les mois creux. Vous voyez exactement ce que vous payez et ce que cela produit.
Cette prévisibilité est tout l’enjeu. Le back-office doit rendre vos coûts plus faciles à planifier, pas ajouter une ligne inexplicable, pour que vous puissiez augmenter ou réduire le travail en toute confiance.
Notre approche fondée sur les données permet à votre marque de mesurer l’impact de notre gestion back-office.
Wolfson Brands a récupéré 30 % des ventes issues de paniers abandonnés grâce à nos relances sortantes.
Des bénéfices en plus, sans budget publicitaire supplémentaire. Tirez le meilleur parti du trafic de votre site.
Ces résultats montrent l’impact concret qu’une équipe back-office solide peut avoir, avec un minimum d’implication de votre part.
Notre back-office travaille surtout pour des marques e-commerce et grand public. Si c’est votre cas, l’équipe connaît déjà le fonctionnement opérationnel de votre activité.
Des marques en ligne et en vente directe qui ont besoin d'une gestion des commandes, d'un nettoyage des données et d'une récupération du chiffre d'affaires menés à grande échelle.
Des marques grand public qui gèrent des commandes complexes, des mises à jour de données et des tâches administratives sur plusieurs canaux de vente.
Des marques présentes sur Amazon et d'autres marketplaces internationales, qui doivent garder la maîtrise des commandes, des stocks et des fiches produits.
Des entreprises à revenus récurrents qui ont besoin d'un traitement fiable et régulier de la facturation, des résiliations et des mises à jour de données clients.
Des marques de santé et de bien-être qui traitent en toute sécurité des dossiers clients sensibles, des réclamations produits et des données de commande confidentielles.
Des entreprises de réservation qui gèrent des volumes saisonniers et l'important travail administratif qui accompagne chaque réservation.
Comment nous démarrons ensemble
Nous commençons par comprendre les processus que vous souhaitez confier, les volumes en jeu et les outils dans lesquels ils tournent, pour cadrer le travail avec précision plutôt qu’à l’estime.
Nous décrivons chaque processus dans une procédure claire et convenons du niveau de qualité attendu : chacun sait comment le travail doit se dérouler avant même qu’il commence.
Nous mettons en place un accès sécurisé à vos systèmes et formons l’équipe à votre marque et à vos processus, pour qu’elle soit prête à travailler dans vos outils dès le premier jour.
Nous prenons le travail en main, suivons la précision et la production, et ajustons au fil de l’eau : le processus s’améliore régulièrement au lieu de simplement tourner.
Découvrez ce que vous pouvez accomplir avec Newstel
Un service client multilingue externalisé et dédié, avec des conseillers formés à la gestion des commandes, des retours, des abonnements, à la génération de leads et à tout autre processus requis.
Aidez instantanément vos clients grâce à un live chat 24/7 qui réduit les délais de réponse, limite les paniers abandonnés et améliore la satisfaction client.
Des équipes qualifiées aux Philippines, à coût maîtrisé, formées à traiter les demandes, les commandes, les retours, le live chat et les processus e-commerce courants.
Les réponses à vos questions
